在日常的學習、工作、生活中，肯定對各類范文都很熟悉吧。大家想知道怎么樣才能寫一篇比較優質的范文嗎？接下來小編就給大家介紹一下優秀的范文該怎么寫，我們一起來看一看吧。

怎樣做好文件收發的工作篇一

檔案收發工作是辦公室職能運行的重要環節，負責上級機關文件的注冊、處理、提交、備案。本級機構檔案的打印、分發、存檔、存放等。文件收發工作是有效執行領導決策配置，保證重要信息安全，保證政令暢通的必然要求，財政系統中文件收發工作具有特定的規律和特點，主要表現在以下幾點

(1)重。也就是說，職場的責任很重。檔案收發工作崗位特殊，責任重大，處于辦公室職能運行地位最核心，聯系各方利益關注最廣，服務各級領導決策配置最直接，辦公室是整個局部機關的中樞，檔案收發工作是辦公室的中樞核，牽著頭發。在我們的財政系統中，小文件可能關系到重大民生項目，小錯誤可能會影響很多人的身邊利益。因此，能否勝任自己的職場是我們所有文件收發人員的責任、風格、素質、能力最有效的檢查。

(二)雜。也就是說，復雜而復雜。很多人認為文件的收發工作是郵遞員的工作，技術含量不足。否則，只有真正從事這項工作的人才能感受到那件事沒有巨細、高標準和嚴格的要求，就像雜燴一樣，無視頭緒，混亂無章

不沉著探索特征規則，盲人就無法區分門戶。

(3)碎。也就是說，環節是細碎的。文件的收發工作，與文件的注冊、傳閱監督、清退保存全過程相關的細節很多，文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后包括接收、計劃、傳遞、傳遞、反饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從文件的收據、承包到具體執行，傳遞次數多、時間跨度長錯過其中任何不引人注目的細節，稍有不慎，就會導致工作中的被動，甚至有些失誤會給全球工作帶來負面影響。

(四)廣。也就是說，涉及面很廣。在財政系統中，文件的收發涉及面非常廣泛，僅…年年，我局就處理省市財政部門和縣委、縣政府以上黨政機關的文件…部分，各種資金請示文件…部分，累計達到10000人以上。其中還涵蓋了涉密、緊急、監督等各種文件…其馀，呈現了緊急事項多、涉密風險大、傳達范圍廣的典型特征。

要做好文件收發工作，必須結合財政工作的實際情況，探索適合本公司實際的精細化管理方法，切實認識到這項工作的極端重要性，牢牢閱讀細實快三字訣竅，追求零錯誤、零錯誤、零缺陷。確保中樞核不成為梗阻源。

(1)用細字動腦筋。嚴格細致是文件收發的前提。所謂細節決定成敗，就是這個道理，要真正做好這項工作，就必須用細字來動腦筋。一個要仔細推測。文件收發人員應善于總結、分析和探索其特定規。在財政系統中，最廣泛、最重要的是各種資金請示文件，不認真的話，時機往往會被動。細節見精神，粗心大意是文件收發工作的大忌，我們要立足于自己的崗位，通過崗位實踐，鍛造成為實際工作的活電腦，努力成為有心人理解人。第二，要仔細管理。細分分類是收發文實際工作的核心要素，是確保便利查閱的重要手段，是提高工作質量效果的關鍵。俗話說記憶力不如爛筆頭，文件收發工作要嚴格執行痕跡管理，實行分類存檔保存，確保有章可循，有證據。切實登記帳簿，存檔帳簿，找清楚。促使檔案收發工作真正成為服務領導決策的信息庫。第三，要規范操作。規則不易成為周圍，文件收發工作環節細致，程序復雜，各類文件傳遞對象、渠道、范圍不同，只有在各環節處理中固化流程，堅持規范標準的操作方法，形成制度化、規范化的操作機制，根據領導發表的意見，一一對應檢查，正確傳遞

(二)在實字上下真功。務實肯干是職場職責所需的本職要求。所謂小崗位連大責責任，文件收發職場平凡，但越平凡的職場越需要毅力和耐心。為了保證工作中沒有錯誤和錯誤，必須在實字上下功夫。其中一個要堅定。文件收發實質上是服務保障工作，對內服務領導的決策、業務部門，對外服務于基層部門、廣大群眾。在實際工作中，當他人因工作需要急于找到文件時，他們應該誠實相待，不厭其煩，耐心面對。小文件不僅體現了我們收發人員的工作效率，還體現了財政部門的精神面貌。第二，我們必須做事務實。檔案收發工作人員必須有高度負責的精神，在實際工作中，每天我們必須處理幾件甚至幾十件各種通知和檔案，工作責任重，密度大，強度高。要切實做好上下左右的聯系，應各方面的關心，不要遺漏，不要錯過，要堅決克服麻痹思想，不要疲勞應對，真正進入大腦。其三，必須履行責任。小文件傳達的是責任，執行的是制度，文件收發工作必須堅決執行職場責任制，收發、傳達、存款必須由負責人負責，統一管理，層層檢查，避免圖簡單、節約程序、通過的問題。確保傳輸不延遲，量大不積壓，不發生錯誤。

(3)以快字求實效。快速高效是確保執行任務的現實需求。財務工作千頭萬緒，財務業務點廣泛，對我們所有文件收發人員提出了新的更高要求。一個是快速運行。文件收發工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳遞處理的速度和質量，就要多問口勤，多請示，多報告，多追蹤。腿經常送，不怕麻煩，迅速反應，迅速執行。確保第一時間傳達給人，傳達到位。第二，反饋應該很快。文件收發工作不能等，不能拖，不能靠，反而會形成惡性循環。要切實提高工作效率，壓縮處理周期。對于領導批準的重要文件，應及時準確地傳輸到各部門，及時反饋處理結果，第三，監督要快。文件收發工作必須以監督為基礎，保證最終制度的執行、任務的完成。在實際工作中，我們在嚴格執行各種制度的同時，還有一部分文件下落不明的原因。因此，收發文件的工作人員必須克服因處理時間長而忘記監督，文件傳到領導處不能監督，因為思想麻痹放松而不想監督的恐怖感情，立即進行文件回收工作，切實堵塞漏洞，確保長期機制的執行。用我們的實際行動，努力為領導，為單位創造高質量、高效、方便的辦公環境。

怎樣做好文件收發的工作篇二

1目的

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

3定義

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

4職責

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發布的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

5文件分級分類

5.1文件分級

5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

6文件編號、標識與控制

6.1文件編號：[microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

注：各部門代號

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

6.2文件的標識與控制

文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7文件編制、審核、批準和發布

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

7.2文件歸檔、發放、保管

7.2.1文件歸檔

(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

7.2.2文件發放

公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

7.2.3文件保管與借閱

(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

7.3文件的更改與回收作廢

7.3.1文件更改

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

(4)公司文件更改狀態按版本號為a版(b、c、d等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

7.4文件的作廢與銷毀

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

7.5外來文件管理

7.5.1外來文件接收與歸口

(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

文件密級發放、傳閱范圍

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

怎樣做好文件收發的工作篇三

(一)收文處理流程

簽收→登記→收轉→對黨委及辦公室的文件擬辦→主管校領導批示→傳閱或承辦→催辦、查辦→收回文件或辦理情況反饋→復查歸檔

1、校內各單位向黨委報送的請示、報告、匯報等材料的處理程序：

(1)審核來文是否符合行為規范，是否符合行文的規定。

(2)進行收文登記。

(3)按所送文件的簽批意見，送有關領導閱示。

(4)按領導的批示意見辦理。

(5)將處理完畢的來文退還報送單位。

2、上級領導部門來文的處理程序：

(1)通知、指示類的文件應在登記后將“文件處理單”貼附在文件首頁前。

(2)交黨辦主任簽寫辦公室擬辦意見。

(3)按照主任意見轉有關職能部門或黨委領導批示。

(4)檢查來文的辦理、落實情況。

(5)將指示性文件及有關報道本校情況的來文存檔。

3、校外單位來往函件的處理程序：

凡標有“河南工程學院黨委收”、“河南工程學院黨委辦公室收”或其他未指明黨委哪位領導個人親收的信件，黨辦機要員均應拆閱、登記、分類，按下列規則辦理：

(1)屬于群眾來信的，按信訪工作程序處理。

(2)屬于函調的，轉交組織部處理。

(3)黨內刊物征訂單，屬于黨辦負責訂閱的刊物自行處理，其它的訂單轉宣傳部處理。

(4)屬黨辦職責范圍的事項，重要的應報主任閱處;一般的由機要員處理。

(5)將函件轉交其他職能部門時，應履行簽收手續。

(二)收文工作要求：

1、必須做到準確、及時、保密，不拖拉不積壓。

2、應熟悉校領導的職責分工、主管單位，了解各職能部門的職責范圍。

3、根據文件內容分輕重緩急及時送閱，遇有急件應在送領導閱批的同時，先復印一份送職能部門考慮承辦意見。

4、組織傳閱時，應采取以機要員為中心點的.輻射方式，避免傳閱對象之間的交叉式傳閱。

5、如遇領導同志閱文時間過長，應及時提醒。

6、及時催辦，定期檢查文件承辦情況。

(一)發文處理流程

擬稿→核稿→會簽→簽發→編號→打印→校對→印制→蓋章→送發→歸檔。

1、擬稿

(1)黨委系統的發文種類一般為通知、請示、報告、批復、決議、決定、指示、條例、規定、會議紀要等，擬稿人員應按領導要求和文件內容加以選定。

(2)書寫格式、行文規則應遵照執行上級及《河南工程學院關于公文處理的若干規定》。

2、核稿

由擬稿部門負責人或黨辦主任對文稿內容和發文名義進行審核。

(1)黨委的工作計劃、學習安排、中層黨務領導干部的任命、校黨委對下屬單位請示的批復、校黨委向上級機關的請示和報告、轉發上級黨的領導機關的文件均應以黨委名義發文。

(2)一般事務性通知，轉發黨委其他職能部門的具體事務性安排、對同級對口單位的函件應以黨委辦公室名義發文。

3、簽發

(1)送領導簽發的應是校核、修改后的稿件。

(2)以黨委名義上報或下發的文件由黨委書記或主管副書記簽發。

(3)黨委各部門代黨委起草的文件應先交黨辦，不要直接送主管書記簽發。

(4)以黨委辦公室名義發出的文件材料，由黨辦主任簽發。

4、編號

(1)以黨委名義專項上報的材料編號為：同委()第號。

(2)以黨辦名義專項上報的材料編號為：同委辦()第號。

5、打印

經簽發、編號后的文件送交打字室打印。

6、校對

一般由黨辦文書校對，重要的文件須交黨辦主任進行二次校對。

7、印制

校對后將清樣返還打字室更改，核對好報頭紙、注清份數后印制。

8、蓋章

(1)以黨委名義發出的文件，必須由黨委書記或主管書記簽字后，蓋黨委印章。

(2)以黨辦名義發出的文件，由黨辦主任簽字后，蓋黨辦印章。

9、送發

(1)一般黨委文件應上報上級黨委等機關;下發院內機關各部處、基層黨總支、直屬黨支部;送本遼領導。

(2)黨辦文件報校領導，發機關各部處、基層黨總支、直屬黨支部等。

10、歸檔

(1)平時按照存檔歸檔要求，做好預立卷工作。

(2)按年度將黨委文件、黨辦文件分別組卷存檔。

(3)按文件號順序將每份文件的原稿、正本整理好并編號。

(4)用計算機按照存檔要求打印卷內目錄。

(5)每年6月底前，將上一年度的檔案移交學院檔案室。

(二)發文工作要求：

1、了解本級黨委的職權范圍和隸屬關系，弄清行文關系。

2、起草文件時要深入調查研究，正確領會和準確體現黨委領導的意圖。

3、文件編號由專人負責，填寫文號登記本。

4、發送文件要力爭快捷，注意時效。