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公司文件管理制度篇一

2、凡酒店的收文(信、函)包括領導的.親收件,由總經理室秘書處簽收、登記,轉交董事長或總經理;

3、公文登記后,根據總經理的批示,由總經理辦公室轉交各位領導傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由總辦秘書送交,并經登記、簽收后方可送交;

4、閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到總經理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;

5、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖延積壓;

6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件有著落,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;

7、公文辦完后,應根據文書立卷、歸檔的有關規定,及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第二季度移交完畢;

8、各級干部調動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送總辦秘書處登記保管;

9、沒有保存價值的文件,經過鑒別和主管領導批準,由總經理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進行登記,有專人監督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準作廢出售,一律集中銷毀。

公司文件管理制度篇二

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。

二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的'核定、登記。

三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

公司文件管理制度篇三

本文件根據我廠產品的生產性質、生產類型和產品的復雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規定了完整性。

本文件適用于變壓器新產品的生產。老產品的工藝整頓也參照執行。

gb/t4863-93機械制造工藝基本術語

gb/t6583-1994質量保證術語

jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則

jb/t9165.1-1998工藝文件完整性

3.1工藝文件是指導工人操作和用于生產、工藝管理的主要依據,要做到正確、完整、統一、清晰。

3.2本標準所規定的內容應在產品設計、試制、鑒定和生產的各個階段相應編制完成。

3.3產品的生產性質是指樣機試制、小批量試制和正式批量生產。樣機試制主要是驗證產品設計結構,對工藝文件不要求完整,可根據具體情況而定;小批試制主要是驗證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應與正式批量生產的工藝文件相同。不同的是后者通過小批試制過程驗證后的修改補充,更加完善。

4.1產品結構工藝性審查記錄

記錄產品結構工藝性審查情況的一種工藝文件。

4.2工藝方案

根據產品設計要求、生產類型和企業的生產能力,提出工藝技術準備工作具體任務和措施的指導性文件。

4.3產品零(部〉件工藝路線表

產品全部零(部〉件(設計部門提出外購件的除外〉在生產過程所經過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程,供技術科、供應部使用。

4.4焊接工藝卡片

用于對復雜零(部〉件進行電、氣焊接。

4.5特殊工序操作指導卡

4.6典型零件工藝過程卡片

用于制造具有加工特性一致的一組零件。

4.7標準零件工藝過程卡片

用于制造標準相同、規格不同的標準零件。

4.8裝配工藝過程卡片。

4.9工藝守則

某一專業工種所通用的一種基本操作規程

4.10工序質量分析表

用于分析工序質量控制點的每個特征值-操作者、設備、工裝、材料、方法、環境等因素對質量的影響程度,以使質量處于良好的控制狀態的一種工藝文件。

4.11工序質量控制圖

用于對工序質量控制點按質量波動因素進行分析、控制的`圖表。

4.12產品質量控制點目錄

填寫產品中所有質量控制點的零件圖號、名稱及控制點名稱等的一種工藝文件。

4.13外協件明細表

填寫產品中所有外協件的圖號、名稱和加工內容等的一種工藝文件。

4.14外購工具明細表

填寫產品在生產過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規格與精度的一種工藝文件。

4.15專用工藝裝備明細表

填寫產品在生產過程中所需的全部專用工裝的編號、名稱等的一種工藝文件。

4.16工位器具明細表

填寫產品在生產過程中所需的全部工位器具的編號、名稱等的一種工藝文件。

4.17專用工藝裝備圖樣及設計文件

專用工藝應具備完整的設計文件,包括專用工裝設計任務書、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說明書(簡單的專用工裝可在裝配圖中說明)。

4.18材料消耗工藝定額明細表

填寫產品每個零件在制造過程中所需消艷的各種材料的名稱、牌號、規格、重量等的一種工藝文件。

4.19材料消耗工藝定額匯總表

將'材料消耗工藝定額明細表'中的各種材料按單臺產品匯總填寫的一種工藝文件。

4.20工藝總結

新產品經過試制生產后,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進行記述,并提出處理意見的一種工藝文件。

4.21產品工藝文件目次產品所有工藝文件的清單。

4.22車間定置管理圖

在車間定置中,用于表明物品與場地關系的布置圖。

4.23產品制造工藝流程圖

是生產對象由投入到產出,經過一定順序排列的檢驗關系圖。

4.24產品檢驗流程圖。

4.25油漆工藝卡片。

4.26檢驗卡片。

根據產品標準、圖樣、技術要求和工藝規范,對產品及零件、部件的質量特性的檢測內容、要求、手段作出規定的指導性文件。

4.27工序質量控制點操作指導卡。

指導工序質量控制點上的工人生產操作的文件。

公司文件管理制度篇四

為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。

1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。

2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的`管理。

1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。

3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。

4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。

5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。

6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。

1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。

1.本制度自簽發之日起執行。

2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

公司文件管理制度篇五

運用科學有效的管理方法，規范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制，從而保證質量體系的有效運行。

適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。

3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。

3.2分公司內部使用的作業指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業指導書由相關人員編制。

3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。

3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。

4.1質量體系文件的建立

4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統一編制發放，分公司管理處不得涂改。

4.1.2管理處作業指導書

4.1.2.1管理處作業指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。

4.1.2.2相關部門主管需要對作業指導書進行會審，分管副總經理負責復審，總經理負責審批。

4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業指導書審批單》。

a.編號方法為:

wi-sh(xxx)-xx-xxx

順序號

文件類別號

上海分公司xxx管理處代碼

作業指導書代碼

文件類別號有九類，分別為:fa(物業管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環境管理)、kh(客戶服務、

社區文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。

b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。

4.1.3物業管理方案

4.1.3.1《物業管理方案》由各項目管理處負責編寫。

4.1.3.2管理者分代表負責《物業管理方案》的審核，總經理復審后報總公司主管領導批準。

4.1.3.3質量主管對《物業管理方案》進行編號、排版和打印。

4.2質量體系文件的修改

4.2.1在質量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。

4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經過審批，審批權限參照文件建立審批權限。

4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經原文件審批人員審批后，由質量主管將修改的內容加到正式文件中。

4.2.4文件內容修改后，對修改某頁要將修改狀態在《文件修改狀態頁》中注明。

4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時，應換版。

4.3質量體系文件的使用

4.3.1作業指導書的編制人員負責向文件執行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系文件目錄》。

4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。

4.4質量體系文件的發放

4.4.1質量體系文件發放方式:質量體系文件發放給相關業務部門時，質量主管先將質量體系文件目錄發放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質量主管將其選定的文件內容復印發放給相關部門。

4.4.2質量體系文件的發放需建立相應的《受控文件發放記錄表》，由領用人簽名登記。

4.4.3除外來文件以外，發放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。

4.5質量體系文件的借閱

4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。

4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續，由質量主管和借閱者當面核對清楚。

4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。

4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。

4.6質量體系文件的保存

4.6.1管理處作業指導書保存一份原件，作業指導書的電子文檔要做備份。

4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業指導書原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發放到各部門的'質量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。

4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部，不得自行銷毀。

4.6.5分公司、各管理處的作業指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，

但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。

所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規定進行管理。管理處的作業指導書還需按照本文件的規定進行控制。

總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監督和檢查。

本文件的使用過程中如發現不適用的應及時修改，以保證質量體系文件控制的有效性。

8.1 《作業指導書審批單》

8.2 《文件借閱登記表》

8.3 《受控文件發放記錄表》

8.4 《作廢文件保存清單》

8.5 《文件修改狀態頁》

8.6 《體系文件目錄》

8.7 《體系文件修改申請單》

公司文件管理制度篇六

第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

第四條公文的簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2.對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。

2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的'文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

第八條發文的規定

1.全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。

3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。

第九條發文的范圍：

1.凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

2.黨委、廠部下發文件主要用于：

公布全廠規章制度;

轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;

公布工廠體制機構變動或干部任免事項;

公布全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

發布有關獎懲決定和通報;

其他有關全廠的重大事項;

3.黨委、廠部上行文、外發文主要用于：

對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

4.在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

5.凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

6.各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)不用廠部名義發文。

第十條發文程序規定：

1.各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請;

2.黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

3.草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;

5.兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

6.經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚;

8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽;

9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發;

10.經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印;

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名;

12.文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

公司文件管理制度篇七

1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。

2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。

3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。

4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。

5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。

8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱手續。

9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。

10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。

11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的.質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。

12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。

公司文件管理制度篇八

規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1文件的產生

5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

5.1.2總經理助理對文件進行審核。

5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內業資料;

b)圖紙資料;

c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

e)與服務過程有關的合同協議;

f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

a)內行文、外行文:1

b)未被質量體系引用的外來文件:2

c)與服務過程無關的合同協議:3

d)未被質量體系引用的法律法規:4

e)行業標準性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號

x-x.x-xx

文件盒編號

同號柜序列號

文件柜編號

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發放

5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。

5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的`調用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續

5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

5.7文件的復制、破損和丟失

5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號

名稱

編號

存放地點

存放時間

1

[印制文件登記表]

qr--wd01--02--01

辦公室

一年

2

[存檔備案資料目錄]

qr--wd01--02--02

辦公室

長期

3

[文件分發登記表]

qr--wd01--02--03

辦公室

一年

4

[文件、資料借閱登記表]

qr--wd01--02--04

辦公室

一年

5

[文件復印登記表]

qr--wd01--02--05

辦公室

一年

6

[文件補發申請表]

qr--wd01--02--06

辦公室

一年

7

[作廢、銷毀文件登記表]

qr--wd01--02--07

辦公室

一年

起草人:審核人:審批人:

日期:日期:日期:

公司文件管理制度篇九

一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以學院名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

5、各部門上交的.計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。

3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

土木工程與建筑學院分團委辦公室

公司文件管理制度篇十

一、病房護士長負責醫療文件的管理，護長不在時，由當班護士負責管理，各班人員均需按管理要求執行。

二、住院期間的醫療文件要求存放有序，病歷中各種表格均應排列整齊，不得撕毀毀，涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。

三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉院時攜帶病歷摘要。

四、病人出院或死亡后，病歷次序按規定排列，一周內送病案室保留管理。

五、病房交接班記錄，必須按要求書寫，并妥善保管一年，以備查閱。

六、病房醫囑本的'保存期限，按各醫院規定，一般不少于一年。

七、護士長必須定期檢查護理文件書寫質量。

公司文件管理制度篇十一

1.目的：為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

3.職責

3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。

3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。

3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的'會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；

3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

公司文件管理制度篇十二

為了更好地規范各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經理批示，總經理批示后送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類文件包括簡報的.起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發后，并詳細填寫發文登記簿方可復印并存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。

五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。

六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批準。

太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日

公司文件管理制度篇十三

1.主題內容與適用范圍

本標準規定了產品圖樣及技術文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。

本標準適用于本公司產品研制、生產過程中產品圖樣、技術文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件

sj/t 207.1～3－1999 《設計文件的管理制度第1～3部分》

sj/t 207.4－1999 《設計文件管理制度第4部分：設計文件的分類編號》 qb/yt kf 7.7.9-20xx 《更改控制程序》

qb/yt kf 7.03-20xx 《項目（設計/開發）控制程序》 gb/t 19017-20xx質量管理體系技術狀態管理指南q/ytd 1002-20xx 《企業檔案分類編號及標識》 3.產品圖樣及技術文件的編制要求

3.1產品圖樣及技術文件所包含的信息構成了產品技術狀態基線。必須以產品為單位，提出明確的產品技術狀

態信息。它包括產品的定義和使用信息，即:要求/規范（技術指標）、設計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規范、維護和操作手冊及文件版本號。

3.2在產品實現過程中的關鍵件、重要件，應在文件中進行標識，確保關鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏

感器件、濕度敏感器件等，應予以標識，以便加強防護。

3.3產品圖樣及技術文件應以產品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十

進分類編號、名稱必須符合sj 207的規定。產品成套設計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄a。 3.4產品定型鑒定文件的編制要求（見附錄b）。 4.各部門職責

技術開發部：負責產品研制過程中的產品實現策劃，設計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審

核、齊套、會簽及更改，并對產品圖樣的正確性、現行有效性負責。對應用軟件工具，研發過程中的電子文件及其修改狀態、文件的版本、流轉進行掌控，對電子文件的質量負責。

生產管理部及車間：負責產品在試制、生產過程中形成的文件、記錄、資料的.收集、整理，對所領用的產

品圖樣完整、安全和回收負責；

質量控制部：負責產品在試制、生產過程中形成的有關質量文件、記錄資料的收集、整理。

銷售服務部：負責收集、整理、提供有關產品銷售合同、技術協議、來自顧客的產品圖樣和技術文件。技術管理部：負責收集、整理有關產品研制合同、技術協議、設計任務書、設計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責產品圖樣、技術文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發放、登記、控制。

5.會簽

5.1會簽的產品圖樣由設計師負責提供，未經會簽的圖樣不得歸檔和投入生產。 5.2會簽路線

產品圖樣按下列規定逐級會簽：

擬制審核工藝（需要時）標準化批準

研發試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為：擬制審核批準

公司文件管理制度篇十四

一、竣工資料編制的主要措施

1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規定和按公司《質量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。

2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規定的規范。

3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。

4、按施工技術文件、施工材料質量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。

5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。

6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。

7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。

8、施工組織設計方案。

二、施工過程中檔案資料收集

1、做好甲方、設計單位、監理公司有關文件的收到和發放登記工作，并保留原件一套存檔。

2、根據工程進度和施工情況，聯系有關部門收集下列有關原資料p（原件）：

①與技術部聯系，收集施工技術文件資料。

②與材料部聯系，收集施工材料質量保證文件。

③與設計部聯系，收集設計變更依據性文件。

3、所有資料必須符合要求，做到齊全。

4、根據建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。

三、施工過程后檔案資料的'收集整理

1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。

2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據建設單位需要，收集拍攝建筑物有關照片。

四、竣工資料

1、施工日志。

2、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。

3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

4、隱蔽工程驗收報告。

5、自檢報告。

6、竣工驗收申請報告。

公司文件管理制度篇十五

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.3 各部門產生的內部使用的`文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.4 文件編制、審批、發布的權責

3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

4.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

（5） 外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

（3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。