在日常學習、工作或生活中，大家總少不了接觸作文或者范文吧，通過文章可以把我們那些零零散散的思想，聚集在一塊。那么我們該如何寫一篇較為完美的范文呢？以下是我為大家搜集的優質范文，僅供參考，一起來看看吧

電子檔案管理辦法中國科學院篇一

在“綠色通道”政策的執行過程中，會產生大量相關電子檔案，為規范有序的管理這些檔案，特制定本辦法。

一、設備管理

1、班組交接班前，接班班長負責檢查本班組“綠色通道”專用相機、電池、充電器等設備，確保設備能正常工作，如發現問題及時上報。

2、相機屬“綠色通道”驗貨專用，使用時要愛護，不得隨意損壞，未經站領導同意不準借與他人使用，當班人員不準任意調整相機參數。

3、無“綠色通道”車輛時，相機由當班班長負責放置在收費亭內。

4、下班后當班班長處理完當天“綠色通道”電子圖片后，相機、移動硬盤、數據線等存放在內業室，未經站領導同意不得私自挪用。

二、拍照規范

1、驗貨人員拍照前，首先確保身穿反光背心，車輛停在驗貨點，監控員控制廣場攝像頭監督驗貨全過程記錄，錐形標擺放在“綠色通道”車輛后面以確保安全。

2、一般車輛拍照順序為前車頭、車輛全景、左右車身、車尾、車頂，共六張照片；其中車頭與車尾相片中必須顯示清晰的車牌號碼，左右車身能看清貨物的裝載情況，車頂照片能顯示貨物種類以及有無混裝。

3、特殊車輛拍照時，車頭、車尾、車輛全景、左右車身的照片必不可少，如遇到廂式貨車，則照片中必須顯示其車廂內貨物裝載情況；如遇到運輸豬、牛、羊等活牲口的車可以簡化拍照程序，但每輛車必須至少拍六張照片。

4、驗貨員拍照時身體不能移動，手不能顫動，照片拍完后負責將所拍照片瀏覽一遍，確保照片質量。

三、存儲流程

1、下班后，“綠色通道”車輛照片電子檔案由當班班長負責保存在內業室電腦中，并在指定移動硬盤里備份，監控員負責保存當班“綠色通道”驗貨錄像。

2、保存照片時以月份日期為第一目錄，二級目錄是白班夜班，三級目錄是車牌號，每天該車照片放置在以其車牌號為名稱的文件夾內。例如：有7月1日白班13：00，車牌號豫s00001車輛照片a、b、c、d、e、f，保存時文件夾名稱順序是：

2011年綠色通道 →電子檔案 → 豫s00001 → 20110701-13 → a、b、c、d、e、f，備份時將文件夾<20110701-13>復制到移動硬盤相關目錄中即可。保存完畢后再瀏覽一遍，確保每個車輛保存有六張照片，每張照片圖像清晰。

3、驗貨錄像保存在監控室電腦中，按照月份日期保存，保存前先查看驗貨時間，確保保存的錄像中能顯示整個驗貨過程。

電子檔案管理辦法中國科學院篇二

邑等檔案室實行電子化管理實施方案

數字檔案室

指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。文檔一體化原則

各單位應堅持文檔一體化原則，規劃建設本單位的數字檔案室，實現辦公信息的順暢交流。

統籌規劃原則

數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統籌規劃建設。

確保安全原則

各位教師應健全各種設施，加強管理，確保檔案數據的安全。

網絡建設

1檔案數據網建設

檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應依據國家有關涉密信息系統分級管理規定確定等級，明確安全域，按照bmb17的技術要求進行建設。應與單位辦公網和業務網實現物理隔離，禁止接入因特網。2接入單位辦公網和業務網

檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網、業務網連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網與當地政務網互聯、業務網系統內互聯的，應采取相應措施，確保檔案數據安全。3數據交換

數據網與辦公網、業務網的數據交換采用移動硬盤等介質實現。

軟件系統建設

1應選擇技術成熟、前瞻性好、后期維護有保障的操作系統和數據庫管理系統，構建檔案室基礎管理平臺。選擇適宜的操作系統。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統。選擇適宜的數據庫管理系統。目錄數據推薦采用關系型數據庫存儲管理，其他數據可根據需要選用相應的數據庫存儲管理。應根據數字檔案室設計要求開發電子文件歸檔管理系統、數字檔案室管理系統、檔案進館和報送管理系統、檔案查詢利用系統等，構建符合本單位實際、功能齊全、運行穩定、數據安全的檔案管理應用平臺。5 電子文件歸檔管理系統

是單位辦公自動化系統的組成部分，應按照gb/t 18894和有關電子文件歸檔管理的規定設計開發，逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數據加工、數據報送等功能。歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。6 數字檔案室管理系統

應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業務工作的管理系統。主要應包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統計、庫房管理等功能。7 檔案進館和報送管理系統

按照網絡環境下館室一體化業務建設的模式，按照國家規定的檔案數據及其目錄數據格式要求，整理應進館的檔案、資料及現行文件，形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。8 檔案查詢利用系統

在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。電子文件歸檔管理系統和檔案查詢利用系統是單位辦公自動化系統的子系統，應與辦公自動化系統實現無縫連接。數字檔案室一般應基于中間件技術，將業務規則邏輯與后臺數據存儲處理和前臺展現程序進行分離，構架數據庫服務器處理數據，應用服務器處理具體業務邏輯，客戶端負責和用戶交互的三層體系開發應用平臺。

數據庫建設

1數據庫種類

檔案室應建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數據庫和電子檔案數據庫，集中存儲管理數字檔案數據信息。2 檔案資料目錄數據庫

室藏檔案應按照da/t18和db37/t53的規定設計著錄項目，建立檔案案卷級、文件級目錄數據庫。

室藏資料應按照gb3792.1和gb3792.2的規定設計著錄項目，建立資料目錄數據庫。3 電子檔案數據庫

根據gb/t18894和國家及省制發的電子文件管理規定組織建立電子檔案數據庫。檔案數據量大、種類豐富的單位可以區分類型建立數據庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數據。電子檔案數據應與其目錄數據進行有效掛接。4 數據采集和加工 檔案資料目錄數據的采集

按照da/t18和db37/t536的規定采集檔案目錄數據。按照gb3792.1和gb3792.2的規定采集圖書資料目錄數據。5 電子檔案數據的采集 6 電子文件收集歸檔

單位應按照國家及省有關電子文件歸檔管理的規定，建立健全電子文件歸檔管理體制和責任體系，采取相應的技術手段和管理措施，逐步實現電子文件形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，確保各種類型電子文件完整歸檔。

歸檔文本型電子文件推薦采用xml格式，可以收集pdf、rtf、txt格式文檔；圖像型電子文件推薦采用tiff或jpeg格式；音頻型電子文件推薦采用mp3或wav格式；視頻型電子文件推薦采用mpeg2或avi格式。7 檔案數字化加工

檔案室應有計劃地采用成熟的數字化技術對室藏非電子檔案進行數字化加工。紙質檔案按照da/t31的規定進行數字化加工。

照片檔案采用掃描方式進行數字化時，彩色照片宜采用“rgb”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學分辨率應不低于600dpi；掃描后的照片應保存為tiff格式，采用lzw格式壓縮；掃描圖像縮放比應為100%。

錄音帶數字化時應選用44.1khz，16bit來進行立體聲采樣。數字化后存儲格式應為wav或mp3。

錄像帶數字化時數據傳輸率應不低于4mb/s，采用mpeg2壓縮存儲標準。

數據管理與維護 應指定專人負責檔案數據的維護與管理。2 數據入庫

電子檔案及其目錄數據應進行齊全性、準確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認達到相應技術要求后，經檔案部門負責人簽字同意后，才能入庫保管。3 數據修改

入庫后的檔案數據一般不能修改。入庫數據確有錯誤，應形成書面報告，按相關制度的程序規定批準后方能修改。.4數據備份

檔案及目錄數據至少應制作三套備份，脫機分開保管，一套異地保存。并定期進行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5數據刪除

入庫數據不能隨意刪除。經價值鑒定確無保存價值的檔案數據，按相關制度的程序規定審批同意后，按要求刪除數據。刪除數據應形成紙質記錄存檔。

查詢利用 單位辦公自動化系統應設置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接。檔案室應利用本單位辦公網實現非涉密檔案在線查詢利用；利用電子郵件或其他通訊方式實現非在線查詢利用。3 涉密檔案不能上網利用。應建立完善的網上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進行全程監督。編制提供本單位基礎數字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網絡提供檔案信息服務。

安全管理

1物理安全

檔案室應配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件；采用溫濕度自動控制系統，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間；設置門控系統、監控報警系統，配備磁帶備份系統、光盤刻錄系統、斷電保護ups系統等外圍輔助設備，健全環境安全和介質安全等功能，確保網絡設備、設施、介質和信息的物理安全。電子檔案庫房應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應建造標準的電子檔案庫房。2數據安全

檔案室應健全系統備份、容災恢復和電磁兼容等功能，配備防火墻、入侵檢測等相應技術設備，建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗、入侵檢測

等技術手段和管理方法確保檔案數據得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網絡數據遭到破壞、更改、泄露，杜絕網絡系統上的信息丟失、篡改、失泄密、系統破壞等事故發生。3 計算機病毒防治

采用國家有關主管部門審驗通過的查毒、殺毒軟件，實時對服務器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。4 網絡入侵防護

采用通過國家鑒定的防火墻設備構建網絡防護體系，并通過網絡入侵檢測設備，對網絡可疑訪問進行記錄、跟蹤，與防火墻及網絡交換機聯動，阻止非法訪問，保護網絡系統和應用系統的安全。5系統漏洞掃描防護

通過系統漏洞掃描系統，主動查找網絡中存在的各種漏洞，及時采取相應的補救措施，避免可能引起的破壞。6 身份鑒別

采用各種有效措施對通過網絡進行在線移交、信息檢索等活動進行身份鑒別，保證用戶身份的合法性。7訪問控制

通過網絡硬件設備和軟件組合功能對用戶進行操作權的限制，包括功能權限制和數據權限制，主要防范用戶的越權訪問。8 信息加密

包括傳輸加密和存儲加密。網絡設備應支持相應的加密協議。9安全審計

利用數據庫、操作系統、安全保密產品和應用軟件的審計功能進行安全審計、評估。10 保密管理

應根據《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關保密規定切實做好保密管理。

制度建設 電子文件歸檔制度

明確電子文件歸檔范圍、責任、格式、程序、方法、時限和質量要求等。

2檔案數字化規程

明確規定本單位各種門類、載體檔案進行數字化的具體要求。檔案安全保密制度

明確規定電子檔案安全管理職責要求和措施方法，網上利用權限的劃分標準，以及檔案閱讀使用范圍。檔案數據網上查詢利用制度

明確規定網上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。5 檔案數據管理維護制度

明確規定檔案數據入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的具體程序和方法。6 電子檔案鑒定銷毀制度

明確規定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術要求。7 檔案數據網和信息設備維護使用制度

明確規定檔案數據網操作管理要求和程序方法，規定計算機等信息設備維護使用要求。

施工、監理與驗收 數字檔案室應根據國家有關規定，由具有信息系統工程施工資質的公司進行施工，并聘請具有信息系統工程監理資質的監理公司進行全程監理。檔案管理軟件系統和數據安全管理，均應通過省檔案局專業驗收。

邑等檔案室實行電子化管理實施方案

邑等完小

電子檔案管理辦法中國科學院篇三

電子檔案管理辦法

為了加強我公司電子檔案管理,做好電子檔案收集、歸檔、保管、統計、鑒定及利用等工作,更好地為公司的經營服務,結合我公司檔案工作實際,特制定本辦法。

一、電子檔案的管理原則

1、我單位電子檔案實行集中統一管理。

2、電子檔案管理包括電子檔案的收集、存貯、鑒定、歸檔、保管與利用等方面的工作。

3、各科室形成的電子檔案的收集、積累與歸檔等工作。

4、檔案室負責對各各科電子檔案的收集、歸檔進行指導,并負責電子檔案的鑒定、保管和利用等工作。

二、電子檔案歸檔范圍

1、各科室辦公自動化系統中（oa）形成的各類電子公文和網站各類信息資料（針對我公司）的備份。

2、在經營中形成的各種電子檔案。

3、各科室購置的各類操作系統及其應用軟件的復制件。

三、電子檔案歸檔要求

1、加強電子檔案鑒定工作。電子檔案歸檔前,檔案室會同信息管理員對電子檔案的有效性和完整性進行鑒定審核,并由負責人簽署意見。

2、電子檔案在收集歸檔時,應附帶說明對電子檔案的內容、創建時間、存儲格式與文件類型等加以說明。

3、電子檔案采用光盤、磁帶等載體歸檔,歸檔的電子文件必須是最終數據信息。

4、需要永久、長期保存的電子檔案,應與電子檔案版本相同的紙質版本檔案一并歸檔。

5、電子檔案歸檔后,其數據信息應在各單位計算機中或系統中保留一年時間。

四、電子檔案管理要求

1、歸檔電子文件移交到檔案室之后,檔案室要制作三套,一套封存保管,一套異地保管，一套查閱利用。

2、接收入庫的電子檔案,每兩年要抽檢一次,抽檢率不低于10%,發現問題要及時采取恢復措施。

3、保管的歸檔電子文件要采用專門的保護設備和保護技術手段。歸檔電子文件載體應直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中,溫度控制在17℃—20℃;相對濕度控制在35%—45%, 距離強磁場10米以上。

五、電子檔案的利用

1、電子檔案的利用范圍與紙質類檔案的利用范圍相同。

2、電子檔案查閱和借用,按照我公司《檔案查閱制度》的有關規定執行。

3、電子檔案的載體不得外借。

六、電子檔案歸檔時間

電子檔案歸檔時間,按照《檔案管理辦法》《檔案歸檔范圍及保管期表》中有關歸檔時間要求執行。

七、電子檔案保管期限

電子檔案保管期限,按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限審批表》中的有關規定執行。

八、電子檔案的銷毀

電子檔案銷毀,按照《檔案鑒定銷毀制度》中的有關條款執行。

電子檔案管理辦法中國科學院篇四

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了公司信息化建設需要，規范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發揮電子文檔的憑據參考作用，特制定本辦法。

第二條 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。

第三條 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。

第四條 電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。

第五條 明確規定歸檔時間、歸檔內容、相關軟件、版本、數據類型、格式，以保證電子檔案的質量。

第六條 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

第七條 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

第八條 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并 1

歸檔。

第九條 基本術語解釋

（一）電子文件：是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存

儲于磁帶、磁盤（硬盤、移動硬盤等）、光盤（dvd、vcd）等載體，依賴計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子文件的歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

（四）電子文件的真實性：指對電子文件的內容、結構和背景信

息進行鑒定后，確認其與形成的原始狀況一致。

（五）電子文件的完整性：指電子文件的內容、結構、背景信息

和元數據等無缺損。

（六）電子文件的有效性：指電子文件應具備可理解性和可被利

用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果等信息。

（八）元數據：指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格

式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數據。

第二章 電子文件的收集與積累

第十條 各部門在主要職能活動中產生的電子文件，凡是屬于歸

檔范圍和有參考價值的均應收集歸檔。

第十一條 收集積累的電子文件類型，即收集范圍。

（一）電子文件稿本

電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子

文件，記錄了文件的最后修改結果，有重要憑證、依據價值，收集時

需落實必要的簽字手續，明確公文擬稿、核稿、簽發等環節的責任者。

（2）正式電子文件：將修改、簽發完的定稿電子文件正式制作

完畢，能行使其文件的職能，其標識應以正式文件文號注明。

主要收集積累正式版本的電子文件。

（二）電子文件信息類型

要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結文件、程序文件和數據庫文件。

1、文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格

文件等，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以word、excel、rtf、txt為通用格式。

2、圖像文件：指用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態圖

像文件。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換為通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收

集。掃描型電子文件以jpeg、tiff為通用格式。

3、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。

4、影像文件：指用數碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態圖像文件。對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以mpeg、avi為通用格式。

5、聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。音頻電子文件以wav、mp3為通用格式。

6、超媒體鏈接文件：指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。

7、數據庫文件：指用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。數據庫文件以dbf、xls文件為通用格式。

8、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發的系統軟件、應用軟件等。

對用專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。

第十二條收集積累要求

（一）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件

應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

（二）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。

（三）對產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質件保留。

第十三條 收集、積累方法

（一）及時按照要求制作電子文件備份。

（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

（三）電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

（四）電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

第四章 電子文件的歸檔

第十四條 電子文件歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照公司制定的文書檔案歸檔范圍。此外，還應將各部門形成的有重要參考利用價值的數據庫文件和相關軟件、超媒體鏈接文件（web網頁）、數字化的影像文件、聲音文件、cad圖形文件等電子文件收集積累歸檔。

第十五條 電子文件歸檔

（一）各部門電子文件承辦人將定稿的正式電子文件向檔案管理

部門歸檔時，應填寫《歸檔電子文件表》，與電子文件同移交給檔案管理部門歸檔。

（二）對存儲在載體（磁帶、光盤）的電子文檔向檔案管理部門存檔時，應在載體上標注文件的內容、類別、日期等。

（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應存儲相應的查看軟件。

第十六條 電子文件的鑒定

（一）電子文件的鑒定工作，包括對電子文件真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級等。各部門要對歸檔的電子文件要進行文件真實性、完整性、有效性檢驗，發現問題及時采取補救措施。

（二）電子文件檢驗合格的分別由移交部門和接收部門填寫《歸檔電子文件表》，雙方簽字，登記表一式兩份，一份由電子文件形成部門保管，一份由交檔案管理部門保管。

第五章 電子檔案的保管

第十七條 歸檔電子文件移交到檔案部門后，要及時進行備份。檔案部門要對歸檔的電子文件制作至少兩份，一套保管，一套用于查閱。

第十八條 檔案部門對接收入的電子檔案要定期進行檢查，發現問題及時采取恢復、補救措施。

第十九條 保管的歸檔電子文件要采用專門的保護技術手段。歸檔電子文件載體要注意防磁、防光、防塵、有害氣體等，并注意溫度和濕度控制，防止強磁干擾。

電子檔案管理辦法中國科學院篇五

文化委電子文件和電子檔案管理辦法

為適應檔案管理的需要，確保各種文件的安全性、可靠性和保密性，按照國家檔案局及區檔案局電子檔案工作要求，結合我文化委工作的實際情況，制定本辦法。

一、歸檔范圍

電子文檔歸檔范圍參照紙質文件的歸檔范圍，并應包括相應的背景信息和元數據。具體包括：

1、在計算機中產生和處理的文書文件、報表數據。

2、在計算機中產生和處理的各種文件、圖像、聲像等。

3、信息及計算機程序類文件，包括軟件任務開發書、需求分析說明、系統分析報告、鑒定證書、軟件文件、原程序、編寫說明、測試報告、修改記錄、安裝使用說明書等。

二、分工與負責

電子文件的形成、積累、鑒定歸檔及電子檔案的保管必須實行全過程管理，并由各科室專人負責。

1、電子文件的形成科室負責電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對電子檔案的管理工作提供協助和支持。

2、計算機管理員負責對電子檔案的技術環境、相關 軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等提供技術服務。

3、檔案管理部門負責電子檔案的保管、保密、借閱、統計工作。

三、歸檔時間

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔及電子文件內容相同的紙質文件在次年2月底完成并移交綜合檔案室實行集中統一管理。

四、歸檔要求

1、歸檔前應由文件形成科室對電子文件的原始性、有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見，如文件形成科室采用某些技術方法保證電子文件的有效性、完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給檔案室。

2、具有保存價值的電子文件，必須生成紙質文件，進行歸檔時，電子文件與紙質文件之間建立準確、可靠的標識關系，一并歸檔。

3、將帶有歸檔標識的電子文件集中，制成數據庫，拷貝到耐久性載體，一式兩份。對于加密電子文件，應解密后完成上述工作。

4、軟磁盤不可作為歸檔電子文件長期的載體。

5、存儲電子文件的載體應貼標簽，標簽內容包括編 號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等。

6、電子文件的機讀目錄、相關軟件、說明等一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

7、原電子文件數據庫載體在完成電子文件歸檔后保留一年。

五、收集與整理

1、在電子文件收集、積累過程中，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。在電子文件的運行中，采取簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫措施等保證電子文件信息的準確性、原始性。

2、建立電子檔案庫的數據備份制度。必須隨時備份、存儲于能夠脫機保存的載體上，或通過計算機網絡將電子文件轉儲到受檔案部門控制的存儲器上。

3、對脫機保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔部門進行組盤、并建立盤內文件目錄。

4、對電子檔案載體的著錄內容包括載體類型、盤號、保管期限、歸檔部門、備注等。載體類型：磁盤、磁帶、光盤

光盤：按不同的載體類型分別編制流水號。保管期限：記錄該載體內電子文件的保管期限 歸檔部門：記錄歸檔部門名稱

5、對電子檔案文件的著錄內容包括：文號、責任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關文號、保管期限、主題詞、密級、盒號、文件頁數、借閱范圍、歸檔號、文件來源、備注等。對文件的著錄項目可從電子文件的形成、運轉中繼承，由檔案部門給定保管期限，并由計算機自動生成件號。

六、鑒定與銷毀

（一）對電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔的電子文件的內容進行鑒定。具體包括：

1、對電子文件的原始性、真實性的鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時的或通過審批更改的、有效的電子文件是否是組成完成的系統的檔案文件。

2、確定電子文件的價值和保存期限。并依此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件予以銷毀。

3、在鑒定工作的同時，對電子文件、記錄載體及計算機軟硬件平臺進行檢測。

（二）對電子文件檔案的鑒定：內容包括對已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把丟失保存價值的電子檔案剔除銷毀。

（三）電子檔案的銷毀，應參照紙質檔案的規定和程序執行。非保密電子檔案可進行邏輯刪除；屬于機密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同 儲存載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。

七、質檢與移交

1、對電子檔案質量檢驗：檔案部門在接收電子文件時，應檢驗每個文件能否被正常讀取、打開或運行時，有無被感染計算機病毒；內容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。

2、對電子文件載體的檢驗：為保證電子檔案檢驗工作的進行，檔案部門應配備相應的處理設備。電子檔案存儲載體每兩年要機讀抽驗一次，不少于歸檔總數40%的載體均應接受檢驗。

3、電子檔案的移交：歸檔電子文件經檔案部門檢查合格后，在電子檔案入庫移交登記表上簽字。檔案入庫移交登記表一式兩份，由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質文件一同歸檔。

八、保管、統計與利用

1、電子檔案的載體的保管應采用專門的保護設備，直立存放在避光、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17—20度，相對濕度控制在35%—46%。并由專人負責定期檢查、復制。

2、電子檔案統計：按對電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進行統計。并生成電子檔案統計表。

3、電子檔案利用的要求：封存的電子檔案不得外 借，未經批準任何人不得擅自復制電子檔案；保密電子檔案的利用參照紙質檔案的國家有關規定執行。