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企業采購與付款活動 采購與付款的會計分錄篇一
企業采購是指購買物資并支付價款的行為。由于目前企業的采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，導致了企業生產停滯或資源浪費。下面是yjbys小編分享的一些相關資料，供大家參考。
由于企業采購與付款業務頻繁，環節比較多，很容易產生漏洞，因此內部控制顯得尤為重要。內部控制的目的：保障采購業務合法和資產安全，采購業務必須符合國家法律規定，所使用的合同也都要符合我國法律規定;所謂采購的資產安全性就是付款的同時要獲取相應的貨物，并且保證付款的真實性和嚴密性，保證采購業務的適應性和提高經濟效益。所謂適應性，就是說采購業務適應管理、生產以及銷售的需求;采購業務在滿足企業需求的基礎上，要最大程度地降低成本，減少損失，提高經濟效益，此外還要防止因個人私利行為所導致的資產損失。
2、1制定計劃
企業應該控制采購預算，對于采購項目，物資部門要嚴格按照預算進行采購，對于預算外的采購，需要報批審核，審核通過后才可以進行采購。建立采購申請制度，根據采購物資的類型，確定管理的部門，并且授予權限，明確工作人員職責，制定相應的采購程序。建立嚴格的'審批制度，避免多頭采購或分散采購，提高采購效率，降低采購成本，堵塞管理漏洞。制定采購計劃，對采購的項目進行合理的授權。日常所需如原材料和零配件等物資的采購，應以預算為前提，正確填寫請購單進行審批，請購單應該注明請購的部門，物品的名稱、數量、規格、用途以及到貨日期等重要信息。如果采購申請不符合企業規定，應拒絕批準。重要物資的采購需要經過決策才能進行。由于采購的物資品種多涉及金額大，因此要避免盲目采購造成積壓。
2、2訂購
采購部門應清楚地知道訂購量，從哪里訂購，何時發訂貨單。以上三個方面確定之后，將信息反饋給請購部門、財務部門、倉庫等。采購部門根據審批后的請購單，及時與供應商簽訂合同，合同要列出物資的名稱、單價、數量、規格、折扣條件、交貨方式、交貨日期以及售后服務等，采購合同必須由授權人審核同意后，簽名蓋章才能生效。采購合同一式四份，一份給供貨商，一份給采購部門，一份給會計部門，一份給倉庫，從而保證發貨、合同執行、監督和驗收物品以及核對發票的工作順利進行。訂貨單發出之前，要核查是否審批，確保訂貨單的有效性。
2、3驗收貨物
企業應當建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式。物資到達企業后，應由生產部門、質檢部門及倉庫按照合同，對采購貨物的名稱、數量、規格以及質量等內容進行檢驗，確認無誤后進行簽收。控制貨物驗收可以控制購買環節，同時還要控制存貨。因此企業應當做好采購業務各環節的記錄，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。
2、4付款控制
企業應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證和審批程序等內容，審核無誤后按合同規定及時辦理付款。同時要重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發現問題，應當拒絕付款，避免出現資金損失。企業財會部門在付款過程中，要嚴格審核采購發票、結算憑證和驗收證明等資料的真實性、合法性以及有效性，發現虛假的發票，應查明原因，及時報告處理。企業應該加強應付賬款、預付賬款和定金的管理。綜合分析預付賬款的期限、合理性及風險情況，發現問題應當及時采取措施。對于已經到期應付賬款，必須經過審批才可支付。建立退貨管理制度，明確規定退貨的條件及退貨的手續等。企業應當加強對購買、驗收及付款業務的會計系統控制，詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、入庫憑證、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。此外還要定期與供應商進行往來款項的核對。
3、1、崗位控制
建立采購與付款的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責和權限，確保采購業務的不相容崗位相分離，制約并形成有效監督。在采購業務中，要分工的崗位有：申請與審批;詢價與確定供應商;采購合同的簽訂、審核與審批;采購與驗收;采購、驗收與相關會計記錄;付款的審批與付款的執行。總之不能由同一個部門或個人辦理采購與付款的全過程。
3、2規范采購付款業務授權批準制度
一般情況下，生產部門會根據顧客的訂單或者通過分析銷售預測和存貨要求來決定生產授權。特別授權只允許特定的人員提出請購。合同以及采購物資的支付必須由專人審批。
總之，企業應在實際工作中，根據采購與付款的特點，不斷完善修訂內部會計控制制度，以保證企業經營活動的有序高效進行，提高企業的經濟效益。
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