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訂艙基本流程篇一
“配艙回單”是貨代在取得貨主的報關資料向船公司定艙后取得的單證。而提單是提貨的單證之一。出口訂艙流程：
一、接受貨主詢價
海運詢價：
① 需掌握發貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格 ；
② 主要船公司船期信息 ；
③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如 貨名，危險級別等。（水路危規）
陸運詢價：（人民幣費用）
① 需掌握各大 主要城市公里數 和拖箱價格；
② 各港區裝箱價格；
③ 報關費、商檢、動植檢 收費標準。
二、接單（接受貨主委托）
接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：
船期、件數
箱型、箱量
毛重
體積
各項型最大體積為：(長*寬*高)可裝體積，可裝重量
1×20'gp=31cbm 6*2.38*2.38 25 17mt
1×40'gp=67cbm 12*2.38*2.38 55 25mt
1×40'hc=76cbm 12*2.7*2.38
1×45'gp=86cbm
（注：gp general purpose 普通箱；cbm cubic metre 立方米；mt metric ton 公噸 ；hc high cubic 高箱）
付費條款、貨主聯系方法
做箱情況，門到門還是內裝
三、訂艙
繕制委托書（十聯單）；
制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。
加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。
取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
四、做箱
門到門：
填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
內裝：
填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
取得兩種做箱方法所得的裝箱單（clp）
五、報關（有時同時、有時先于做箱）
了解常出口貨物報關所需資料。
① 需商檢
② 需配額
③ 需許可證
④ 需產地證
⑤ 需提供商標授權、商標品名
⑥ 出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件）
⑦ 需提供商會核價章
填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重凈重，件數，包裝種類，金額，體積，貿易方式，審核報關單的正確性（單證一致）。
顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
備妥報關委托書，報關單，手冊，發票（原件），裝箱單（原件），合同，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以后）和其他所需資料，于截關前一天通關。
跟蹤場站收據，確保配載上船。
凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
六、提單確認和修改
問明顧客“提單”的發放形式：
① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。
② 預借：(經船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。
③ 倒簽 ：(經船公司同意)需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。
*此種情況下，多半是簽發house b/l.④ 分單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
⑤ 并單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
⑥ 異地放單：(經船公司同意)須經船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。
七、簽單
查看每張正本提單是否都簽全了證章。
是否需要手簽。
八、航次費用結算
海運費
① 預付(freight prepaid)
② 到付(freight collect)
陸運費
① 訂艙
② 報關(包括返關之前己經報關的費用)
③ 做箱(內裝/門到門)
④ 其他應考慮的費用：
沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
九、提單、發票發放（提單樣本）
貨主自來取件的,需簽收通過ems和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證
十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”
出口貨物托運訂艙流程
1、出口企業在貨、證齊備后，填制訂艙委托書，隨附commercialinvoice、packinglist等其他必要單據，委托貨代代為訂艙。有時還委托其代理報關，及貨物儲運等事宜。
2、貨代接受訂艙委托后，繕制集裝箱貨物托運單，隨同commercialinvoice、packinglist等其他必要單證一同向船公司辦理訂艙。
3、船公司根據具體情況，如接受訂艙則在托運單的幾聯單據上編上與b/l號碼一致的編號，填上船名、航次，并簽署，即表示已確認托運人的訂艙，同時把配艙回單、裝貨單(shippingorder：s/o)等與托運人有關的單據退還給托運人。
4、托運人持船公司簽署的s/o，填制出口貨物報關單、commercialinvoice、packinglist等連同其他有關的出口單證向海關辦理出口貨物報關手續。
5、海關根據有關規定對出口貨物進行查驗，如同意出口，則在s/o上蓋放行章，并將s/o退還給托運人。
6、托運人持海關蓋章的由船公司簽署的s/o要求船長裝貨。
7、裝貨后，由船長的大副簽署m/r(mate’’sreceipt,大副收據)，交給托運人。
8、托運人持m/r，向船公司換取正本已裝船提單。
9、船公司憑m/r，簽發正本提單并交給托運人憑以結匯。
訂艙基本流程篇二
訂艙簡介
訂艙是貨物托運人(shipper)或其代理人根據其具體需要，選定適當的船舶向承運人(即班輪公司或它的營業機構)以口頭或訂艙函電進行預約恰訂艙位裝貨、申請運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。
訂艙單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發貨人、船名等內容。承運人對這種申請(預約)給予承諾后，就會在艙位登記簿上登記，即表明承托雙方已建立了有關貨物運輸的關系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。
如何訂艙-訂艙費-訂艙流程
一、接受貨主詢價
二、接單（接受貨主委托）
三、訂艙
四、做箱
五、報關（有時同時、有時先于做箱）
六、提單確認和修改
七、簽單
八、航次費用結算
九、提單、發票發放（提單樣本）
十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主核銷單以及報關單什么是租船訂艙
租船訂艙是租船和訂艙的合成詞。租船訂艙，在貨物交付和運輸過程之中，如貨物的數量較大，可以洽租整船甚至多船來裝運，這就是“租船”。如果貨物量不大，則可以租賃部分艙位來裝運，這就是“訂艙”。
當賣方備妥貨物，收到國外開來的信用證，并且經過審核無誤后，能否做到船貨銜接，按合同及信用證規定的時間及時將貨物出運，主要決定于租船訂艙這個環節。
租船訂艙的準則
1、出口公司根據船公司提供的船期表掌握船、貨情況，在船舶抵達港口或截止簽單前，及時辦理托運手續。
2、出口公司辦理訂艙手續時，力求準確無誤，盡量避免加載（增加訂艙數量）、退載和變載的情況發生，以免影響承運人和船、貨代理人以及港務部門的工作。
3、對于發生額外特殊貨物，如散裝油類，冷藏貨和鮮活貨物的訂艙，出口公司應事先通知承運人或船、貨代理人，并列明要求。
租船訂艙流程-怎樣租船訂艙?
1、出口公司填寫托運單，作為訂艙依據。托運單是指托運人（發貨人）根據買賣合同和信用證內容填寫的向承運人或其代理人辦理貨物托運的單證。承運人或其代理人根據托運單內容，結合般舶的航線掛靠港、船期和艙位等條件綜合考慮，認為合適即可接受托運。
2、船運公司或其代理人收到托運單后，經審核確定接受承運，即將托運單的配艙回單退回，并發給托運人裝貨單。裝貨單（俗稱下貨紙）是接受人托運人提出裝運申請的船公司或外輪代表公司簽發給托運人，憑以命令船長將承運貨物裝船的單據。
3、貨物經海關查驗入行裝船后，即由船長或大副簽收“收貨單”。收貨單是船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。
訂艙基本流程篇三
租船訂艙的簡單程序為：
1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續，填寫托運單（shipping note），亦稱“訂艙委托書”遞送外運公司作為訂艙依據。
2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單（shipping order）交給進出口公司填寫，然后由外運公司代表進出口公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續。
3、貨物經海關查驗放行后，即由船長或大副簽收“收貨單”（又稱大副收據，matereceipt）。收貨單的船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。
b、報關
報關是指進出口貨物裝船出運前，向海關申報的手續。按照我國海關法規定：凡是進出國境的貨物，必須經由設有海關的港口、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關申報，經過海關放行后，貨物才可提取或者裝船出口。
當前，我國的進出口公司在辦理報關時，必須填寫出口貨物報關單，必要時還需提供出口合同副本、發票、裝箱單或重量單，商品檢驗證書及其他有關證件，向海關申報出口。
c、投保
凡是按c.i.f.價格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時中國人民保險公司辦理投保手續，填制投保單。出口商品的投保的續一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時應將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。由于我進出口公司同中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細單或貨物出運分析單等替代投保單，保險公司接受投保，簽發保險單或保險憑證。
從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項極其細致而復雜的工作。因此，進出口公司為做好出口合同履行，必須加強對出口合同的科學管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度，采取相應的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是買賣合同為對象，根據進程卡片反映的情況，其中包括信用證是否開到、貨源能否落實，進行分析排隊。并歸納為四類：即“有證有貨、有證無貨、無證有貨、無證無貨”通發現問題，及時解決。“三平衡”是指以信用證為對象，根據信用證規定的貨物裝船期和信用的有效期遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況部署，分清輕重緩急，力求做到證、貨、船三方面的銜接和平衡。盡力避免交貨期不準、拖延交貨期或不交貨等現象的產生。
訂艙基本流程篇四
訂艙簡介
訂艙是貨物托運人(shipper)或其代理人根據其具體需要，選定適當的船舶向承運人(即班輪公司或它的營業機構)以口頭或訂艙函電進行預約恰訂艙位裝貨、申請運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。
訂艙單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發貨人、船名等內容。承運人對這種申請(預約)給予承諾后，就會在艙位登記簿上登記，即表明承托雙方已建立了有關貨物運輸的關系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。
什么是租船訂艙
租船訂艙是租船和訂艙的合成詞。租船訂艙，在貨物交付和運輸過程之中，如貨物的數量較大，可以洽租整船甚至多船來裝運，這就是“租船”。如果貨物量不大，則可以租賃部分艙位來裝運，這就是“訂艙”。
當賣方備妥貨物，收到國外開來的信用證，并且經過審核無誤后，能否做到船貨銜接，按合同及信用證規定的時間及時將貨物出運，主要決定于租船訂艙這個環節。
租船訂艙的準則
1、出口公司根據船公司提供的船期表掌握船、貨情況，在船舶抵達港口或截止簽單前，及時辦理托運手續。
2、出口公司辦理訂艙手續時，力求準確無誤，盡量避免加載（增加訂艙數量）、退載和變載的情況發生，以免影響承運人和船、貨代理人以及港務部門的工作
3、對于發生額外特殊貨物，如散裝油類，冷藏貨和鮮活貨物的訂艙，出口公司應事先通知承運人或船、貨代理人，并列明要求。
租船訂艙流程-怎樣租船訂艙?
1、出口公司填寫托運單，作為訂艙依據。托運單是指托運人（發貨人）根據買賣合同和信用證內容填寫的向承運人或其代理人辦理貨物托運的單證。承運人或其代理人根據托運單內容，結合般舶的航線掛靠港、船期和艙位等條件綜合考慮，認為合適即可接受托運。
2、船運公司或其代理人收到托運單后，經審核確定接受承運，即將托運單的配艙回單退回，并發給托運人裝貨單。裝貨單（俗稱下貨紙）是接受人托運人提出裝運申請的船公司或外輪代表公司簽發給托運人，憑以命令船長將承運貨物裝船的單據。
3、貨物經海關查驗入行裝船后，即由船長或大副簽收“收貨單”。收貨單是船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。
如何訂艙-訂艙費-訂艙流程
一、接受貨主詢價
二、接單（接受貨主委托）
三、訂艙
四、做箱
五、報關（有時同時、有時先于做箱）
六、提單確認和修改
七、簽單
八、航次費用結算
九、提單、發票發放（提單樣本）
十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主核銷單以及報關單。
租船訂艙的簡單程序為：
1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續，填寫托運單（shipping note），亦稱“訂艙委托書”遞送外運公司作為訂艙依據。
2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單（shipping order）交給進出口公司填寫，然后由外運公司代表進出口公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續。
3、貨物經海關查驗放行后，即由船長或大副簽收“收貨單”（又稱大副收據，matereceipt）。收貨單的船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。
b、報關：報關是指進出口貨物裝船出運前，向海關申報的手續。按照我國海關法規定：凡是進出國境的貨物，必須經由設有海關的港口、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關申報，經過海關放行后，貨物才可提取或者裝船出口。
當前，我國的進出口公司在辦理報關時，必須填寫出口貨物報關單，必要時還需提供出口合同副本、發票、裝箱單或重量單，商品檢驗證書及其他有關證件，向海關申報出口。
c、投保：凡是按c.i.f.價格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時中國人民保險公司辦理投保手續，填制投保單。出口商品的投保的續一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時應將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。由于我進出口公司同中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細單或貨物出運分析單等替代投保單，保險公司接受投保，簽發保險單或保險憑證。
從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項極其細致而復雜的工作。因此，進出口公司為做好出口合同履行，必須加強對出口合同的科學管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度，采取相應的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是買賣合同為對象，根據進程卡片反映的情況，其中包括信用證是否開到、貨源能否落實，進行分析排隊。并歸納為四類：即“有證有貨、有證無貨、無證有貨、無證無貨”通發現問題，及時解決。“三平衡”是指以信用證為對象，根據信用證規定的貨物裝船期和信用的有效期遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況部署，分清輕重緩急，力求做到證、貨、船三方面的銜接和平衡。盡力避免交貨期不準、拖延交貨期或不交貨等現象的產生。
配艙回單”是貨代在取得貨主的報關資料向船公司定艙后取得的單證。而提單是提貨的單證之一。
出口訂艙流程：
一、接受貨主詢價
海運詢價：
① 需掌握發貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格 ；
② 主要船公司船期信息 ；
③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如 貨名，危險級別等。（水路危規）
陸運詢價：（人民幣費用）
① 需掌握各大 主要城市公里數 和拖箱價格；
② 各港區裝箱價格；
③ 報關費、商檢、動植檢 收費標準。
不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯系要素，以便在盡可能短的時間內回復貨主。
二、接單（接受貨主委托）
接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息： 船期、件數、箱型、箱量、毛重、體積、付費條款、貨主聯系方法、做箱情況，門到門還是內裝。
各項型最大體積為：(長*寬*高)可裝體積，可裝重量
1×20'gp=31cbm 6*2.38*2.38 25 17mt
1×40'gp=67cbm 12*2.38*2.38 55 25mt
1×40'hc=76cbm 12*2.7*2.38
1×45'gp=86cbm
（注：gp general purpose 普通箱；cbm cubic metre 立方米；mt metric ton 公噸 ；hc high cubic 高箱）
三、訂艙
繕制委托書（十聯單）；
制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。
加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。
取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
四、做箱
門到門：
填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
內裝：
填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
取得兩種做箱方法所得的裝箱單（clp）
五、報關（有時同時、有時先于做箱）
了解常出口貨物報關所需資料：① 需商檢，② 需配額，③ 需許可證，④ 需產地證，⑤ 需提供商標授權、商標品名，⑥ 出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件），⑦ 需提供商會核價章
填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重凈重，件數，包裝種類，金額，體積，貿易方式，審核報關單的正確性（單證一致）。
顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
備妥報關委托書，報關單，手冊，發票（原件），裝箱單（原件），合同，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以后）和其他所需資料，于截關前一天通關。
跟蹤場站收據，確保配載上船。
凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
六、提單確認和修改
問明顧客“提單”的發放形式：① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。② 預借：(經船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。③ 倒簽 ：(經船公司同意)需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。*此種情況下，多半是簽發house b/l.④ 分單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。⑤ 并單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單⑥ 異地放單：(經船公司同意)須經船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。
七、簽單
查看每張正本提單是否都簽全了證章。
是否需要手簽。
八、航次費用結算
海運費：① 預付(freight prepaid)；② 到付(freight collect)。
陸運費
① 訂艙
② 報關(包括返關之前己經報關的費用)
③ 做箱(內裝/門到門)
④ 其他應考慮的費用：
沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
九、提單、發票發放（提單樣本）
貨主自來取件的,需簽收通過ems和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證
十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”
一般應該在備齊貨物的時候訂艙，因為貨物未備好之前，無法確定貨物的運輸狀態，也就無法制作訂艙單。
如果全部委托貨代報關加訂艙，應該提交的單據有：核銷單，商業發票，裝箱單，訂艙單（shipping order),或許還需要委托單。
訂艙基本流程篇五
海運操作流程及訂艙操作
一、詢價
向船東提供目的港口有的港口會有多個碼頭則一定要說明）、柜型、貨物名稱（普通、危險品、凍貨、食品、特殊貨物等等）以及詢問運價所包含的內容（有無含orc/baf/ddc/thc/war/pss等等）以及船期、航程和是否中轉
二、報價
1、了解運價在市場上有無優勢及艙位情況（特別是旺季），報價時首推公司優勢航線；運費做prepaid還是collect（有些船東不接受collect）；
2、內陸港口中轉費要先落實好后再報價，特別是有些中轉港的dthc或其它費用需由shipper支付的；美國及加拿大港口特別注意貨名、貨重及 報價中有無含ddc/baf/ams等等；
3、公司有特價航線及主推航線時，要及時主動打電話給客戶通知價格；
4、如客戶需要到付運費，要注意我司是否在目的港有代理，報價要含手續費；
5、注意所報運價的構成（全包價還是orc、baf、報關、碼頭、拖車等費用分列開來）以及利潤是否符合公司要求等；
三、接單、審單、寫（業務）單及錄電腦
1、客戶接受報價后無論使用客戶委托單或我司委托單格式，都要注意審核：托運人、起運港、目的港、柜型、柜量、貨名、毛重、體積、運價、運輸條款、所配船東、提單類型、最后裝船期限、客戶特殊要求或注意事項等，還有是否有加蓋公章或簽名，新客戶還要留下聯系電話；
2、有些特殊港口，如中東港口是否有船證要求，同時亦應詢問客戶是否要根據信用證初單，信用證有無特殊要求等，如有，要提前傳真與船東確認；
3、確認有否艙位，如暴艙要及時告知客戶，并給客戶其它航線建議；
4、寫單：即填寫業務聯系單，共三聯，貨主（四字簡稱）、應收應付金額、預（倒）付、代理使用等。填寫業務單要求字跡清楚工整，運價填寫準確，運費預 /到付清晰；如做到付哪些費用需預付，哪些需到付要清楚；利潤是否合乎公司要求；如客戶有特殊要求一定注明（并蓋上醒目的“特別注意事項”章）提醒操作注意；
5、登本：即把工作號及其它信息登記上大本，分廣州出運和深圳出運；如果深圳出運還需寫上相應的深圳單號（由深圳總部提供）；
6、錄入電腦：即錄客戶托運單，如果是老客戶，則一定用回原名，如果是新客戶，增加時一定要填寫完整資料，如公司名稱、電話、傳真、聯系人、地址、所屬部門（或業務員）；錄完保存后有一工作號自動跳出；如果是深圳出運在參考號一欄加上深圳單號（從大本上獲取）；
7、交單：即交單給操作部并向其交待客戶特別事項，必要時應跟蹤操作是否已按特別要求做；
8、錄入計費及審核：即在操作完成后（柜子做完，報關也通過，操作部已錄完訂艙資料，提單類型也基本確定后），操作部將業務單中的第二聯與第三聯（即紅聯與藍聯）返回市場部，錄入fms中的計費，這一項一定要準確無誤，因為涉及到應收應付對象、金額、幣種等，一有差錯就會影響到財務部付款；審核即審應付費用的海運費有無變動、船東有無更改、柜量（型）有無增減、操作途中產生的雜項費（查貨、換證、植檢等）有無向客戶收回。
操作訂艙注意事項
一、訂艙
1、接到市場部轉來的委托資料及業務聯系單后必需先審核業務單與客戶委托單要求是否 一致，資料是否齊全，訂艙前務必仔細閱讀客戶的委托單，審核貨物是否危險品，重量及尺碼是否適用客戶要求的柜型，特別注意客戶的特殊要求（如船證、信用證、船期、啟運碼頭、免艙期或裝載要求等），如果是特殊貨物應先向客戶查詢清楚貨物的特性（如 超重貨、食品，冷藏貨，危險品等），致電船公司落實貨物托運可否接受，如可行，則 填寫訂艙委托書向船公司訂艙，并要注明有關特別事項，如船公司不接受，則注明原因退回市場部；
2、注意船公司是否接受貨代單或做電放等，所使用的代理是否經代理操作確認；所有業務單必須有市場部人員簽字才有效，否則不給以訂艙；對于急單，如果直接電告操作部訂艙，須經市場部人員確認允許，但應盡快補上業務單；
3、黃埔地區的訂艙原則是在一個工作日內應及時向船公司索要訂艙確認書或放柜紙，如遇船公司艙位緊張應及時反饋給市場部，以便與客人協商改作其他安排；深圳地區的訂艙應考慮到船公司的開艙日期以及客人擬定的拖柜時間來催促深圳公司向船公司索要放柜紙，如遇艙位緊張的情況盡快反饋給市場部作新的安排；
4、在收到船公司的放柜紙后，應將放柜紙上所預定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等資料與客人的原始訂艙單一一核對，在確認完全準確后方可進行后續操作，如發現放柜紙資料有誤，則應馬上以書面形式通知船公司更改并要求其提供新的放柜紙，直至完全正確為止；若向同行訂艙，s/o傳給客人時注意抹掉同行的電話及傳真，以免泄漏；
5、客戶的任何要求及保證，應有書面文字及蓋章，以免日后爭議無憑據；
二、貨物進場
1、客戶自拖自報
a)、從深圳出運的自拖自報客戶，應將放柜紙及時傳給客人，并電話落實客戶已收到，明確告知客戶船公司的開艙，截重，截放行條時間及要求；并落實客人的做柜時間以及做柜的情況，必須落實重柜已經回場以及已經放行，并將相應的柜號通知深圳的操作部。如遇客人取消訂艙的，務必盡快將消息通知深圳操作部，以便確保艙位充分利用；
b)、從黃埔地區出運的自拖自報客戶，應將放柜紙及時傳給客人，并電話落實客戶已收到，明確告知客戶黃埔地區的駁船船期，要求客人盡快提供貨物的中文貨名、柜號，以及分柜的裝貨情況（毛重，件數），并將該資料提供給船公司，以便向船公司索要黃埔的頭程船名、航次、相關的船舶編碼、以及運輸方式（國際中轉、國內中轉、來往港澳、小型船舶運輸）、截單時間和地點等并將相關資料盡快告知客戶，以便客戶自行安排報關。跟緊客戶自行報關的情況，落實客戶的貨物已放行并能順利裝船；如遇到駁船名更改的情況，必須及時書面通知客戶更改，并電話落實客戶已收到通知，同時根據實際情況向責任方收回改船名費用。
2、代拖車――包拖
a)、代拖車必須選擇與我司簽約的車隊，如果有特別原因使用其它車隊的，應向操作部經理說明并得到同意才可使用，并由操作部聯系安排，公司統一支付運費；
b)、首先要落實船公司的開艙及截重日期的要求，將具體情況告知客戶；要求客戶傳委托拖車的要求單（一般包含在客戶的訂艙單中），明確拖柜的具體地點、時間、聯系人、電話和是否需要提貨單，是否轉關等資料，如與船公司的規定時間有沖突應盡快通知客人，以便客人做出適當的調整；
c）、填寫拖車作業委托書，注意是否轉關還是一般貿易，并標明客人的要求，將船公司的放柜紙以及拖車作業委托書傳給拖車行，并電話落實車行已收妥。重要的注意事項必須逐一解釋清楚，以便車隊能順利執行；在轉關的情況下，要明確告知車隊封關地點，以便車隊根據當地海關要求派車；
d)、裝柜當天應將車隊提供的柜號、車牌號、司機的聯系方式通知客人，以便客人了解代拖車的實際進行情況。監督車隊的拖裝情況，有問題要盡快處理，落實貨柜已安全返回指定的碼頭。將重柜進場紙提供給負責報關的有關單位。（蛇口出口的貨物僅提供重柜進場紙的復印件，鹽田出口的貨物必須提供重柜進場紙的正本，黃埔出口的貨物僅需提供正確的柜號）。
3、碼頭內裝
a)、如果客人要求我司安排代裝箱的，應該在訂艙時聲明，要在訂艙之前與客人落實出運碼頭，以便安排客人的貨物進入相應的倉庫裝箱。訂艙同期應該與客人落實送貨時間、貨名、數量、重量等，如有可能可要求客人提供貨物的裝箱單資料。另外應將進倉的地圖及時傳給客人，并電話落實客戶已知悉倉庫的聯系方式，客戶送貨的單號。另外，如客人對裝柜有特殊要求要客人傳書面確認。尤其所裝貨物超過一個貨柜的，一定要客戶傳裝柜要求，對裝箱數量，型號，先裝，后裝，貨物可否擠壓的均需明確；
b)、在拿到船公司的放柜紙后，根據船公司的開倉以及截倉時間，將放柜紙連同裝箱要求，裝箱委托書，貨物明細資料，貨物入倉號等一并傳真給倉庫，應電話聯系倉庫講解裝箱的要求，確認倉庫明了各項要求并執行。在裝箱過程中應與倉庫保持聯系，如有問題應盡快聯系。
c)、裝箱完畢后，應盡快核對由此產生的相關費用，若有額外費用應盡快告知客戶確認和落實相關的費用。應盡快告知客戶柜號，貨柜還場以后，重柜進場紙應參照我司代拖車的第d項進行操作；
e)、裝箱的實際件數要告知相應的文件，文件要嚴格按照此數量簽發提單給客戶。
三、報關工作
1、如有訂艙客戶委托我司代報關的，應在接受訂艙單后將《海關報關要求》的通知傳給客戶，并電話告知客戶按通知上面的要求來準備報關資料；
2、當客戶將報關資料送至我司或送至我司指定的報關行，應先審核報關資料是否齊全，如有任何錯漏應及時通知客戶更換，并予以落實，以免延誤。審核完畢應將報關資料交給報關行；
3、傳報關委托書給報關行，落實報關行已經清楚報關的各項要求及相關的船名、航次、柜號、單號、截收放行條時間等，并保持與報關行聯絡，以確認報關過程順利進行，如遇特殊問題應盡快聯系客戶，以便妥善解決。
4、報關放行后應確認放行條已經交到指定的船公司或者船公司代理，并將報關放行的結果通知客戶。
5、報關完畢后，操作人員應填好業務聯系單，核對好相關資料，并將資料輸入fms系統，將單證交給文件，并告知文件在核對提單時應注意的具體事項。如遇對單過程中客人有特殊要求，操作人員要協助文件解決。
注意事項以及要點：報關基本文件：
1、無炭復寫報關單一式兩份，需蓋報關專用章；
2、代理報關委托書一份，需蓋公章；（黃埔舊港，羅沖圍，廣州內港以及深圳鹽田的請使用代理報關委托書； 黃埔新港請使用代理報關及運輸委托書；蛇口地區請使用蛇口代理報關委托書）；
3、裝箱單一式兩份，需蓋單證專用章；
4、發票一式兩份，需蓋發票專用章；
5、合同一份，需蓋正本公章或正本合同專用章；
6、核銷單，需蓋公章，不可以涂改；
7、如有商檢換證的，黃埔地區出運的請提供代理申報檢驗檢疫委托書；如在羅沖圍、石牌、廣州內港、深圳地區出運的請提供報檢委托書，需蓋公章。
注意事項：
1、所有報關單證要清晰，不能涂改；
2、公司所有出口貨物的外包裝上必需標明箱號并注明于裝箱單上，否則海關將不接受報關；
3、公司出口的商品如有牌子，請注明于報關單上，（例如：剪刀，小刀，電池等）；另外要注明貨物的生產廠家。
4、若是外省的報關單證，請注意是否有在廣州海關/黃埔海關/深圳海關注冊或年審；
5、八位數商品編碼（h.s.編碼）認定必須準確。
6、凡三資企業，報關時需提供《中華人民共和國臺港澳僑投資企業批準證書》的復印件以及企業營業執照副本的復印件；
7、為保障貴司利益，貴司在提供報關單證給我司時，必須將所有資料填好，如需我司代填而產生的一切責任及后果，我司概不負責。配送、特殊單證。
要求：
1、當出口的貨物需商檢或植檢時，請先與我司市場部查詢，落實是否可行后再訂艙；
2、當出口的貨物為整套機械時，需提供彩圖及中文說明書；
3、當出口的貨物為軸承或帶發動機的商品時，合同蓋正本的機電商會章
4、如需出口到香港的紡織品需提供香港入口許可證；
5、如有動物皮毛所制成的商品，需提供非瀕危證明。
