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檔案管理規章制度及目錄篇一

檔案保密工作制度

一、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。

二、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。

三、

四、經批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷毀，不得當廢紙處理。

五、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

六、檔案庫房必須安裝安全設施。

七、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，采取措施進行查找，并追查責任。

檔案室管理制度

一、各

教學

二、各校要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程；納入分管領導和檔案員工作職責；納入教職員工范圍和考核獎懲制度。

三、學校形成的全部檔案室或檔案人員的主要任務：

1、負責本單位文書、教學、學籍、會計、科技檔案材料的收集、整理、保客、統計、利用和鑒定銷毀工作。

文書檔案：是指學校黨、政、工、團（隊）在實際工作中形成的文件材料。

教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

學籍檔案：是指學校對學生進行管理中形成的材料。

會計檔案：是指學校財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。

科技檔案；是指學校的基本建設、生產、科研等方面形成的材料。

2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。

5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和下理結果。

6、卷內文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆（da型除外）和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。

7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正揩字填寫，字跡工整清潔。

8、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。

六、學校檔案的檔案工作與安全保密。綜合檔案室要做到有專室、專柜、專（兼）職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

七、借閱制度。

1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。

2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。

3、愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。

4、經批準摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。

5、外借檔案必須經主管領導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。

八、檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作需要編制人事記、組織沿革、基本情況數字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工具和參考資料，為提供利用檔案創造條件。

九、檔案室每年“歸檔月”結束時，應及時將所立案卷情況、庫房面積、檔案設備、管理人員情況按市、縣（區）教育局的要求進行統計上報。

十、學校檔案的鑒定與銷毀。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關于檔案鑒定的規定。

認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。

檔案交接工作制度

一、各撤銷、合并單位要明確一位領導同志分管檔案材料移交工作，加強具體領導。文書處理和檔案人員要堅守崗位，認真負責地做好檔案文件的清理、保管和移交工作；在未辦完檔案材料移交工作之前，不要變動他們的工作。

二、各撤銷、合并單位的檔案材料，必須保持齊全完整，不得分散和個人保存，不得隨意銷毀、處理，如工作需要，可按規定辦理借閱手續。

對尚未辦理完畢的文件材料，可移交給有關機繼續辦理，并作為辦理機關的文件歸檔、保存。

三、各撤銷、合并單位的檔案材料，應分別不同情況按下列幾種進行移交。

撤銷單位的檔案材料，應移交同級檔案館（室）；

兩個或幾個單位合并為一個單位的，合并前各單位的檔案材料應移交給合并后的單位；

一個單位的工作分別并入幾個單位的，其檔案材料不得分散，應移交給合給其中的一個單位代管，或移交給同極檔案館（室）；

凡撤銷、合并單位的基建檔案和設備檔案，則應隨同建筑物和設備，一起移交給使用單位。

四、移交檔案材料時，案卷目錄，案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關資料都應一起移交；存放檔案、資料的柜架一般也應隨檔案、資料一起移交。

交接檔案材料必須嚴格履手續，有關人員要簽字，以備查考。

五、除歸檔、移交外需要銷毀的文字材料，必須造冊登記，報送機關領導人審查批準后，方能銷毀。銷毀時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

六、單位檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數目等。

檔案管理規章制度及目錄篇二

檔案室規章管理制度

第一章 總則

一、目的1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖標、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章 檔案歸檔 二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

56、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、7、工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造假、工程管理（變更、進度控制、質量空hi）、工程驗收、工程報批資料等。

8、合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

9、設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設備、qc部設備等。

10、員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。

11、供應商檔案

四、歸檔時間

1、各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續。

2、設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔。

3、員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

4、計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

5、供應商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續。

6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。

7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

8、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節輕重予以相應處理。 五、歸檔份數

1、原件全部歸檔，并注明份數、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。 六、檔案要求

1、由檔案室和各部門指定派一名專人負責歸檔事宜。 2、對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。3、文件必須通過系統整理后再歸檔。

4、文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

5、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 6、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

7、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

8、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,整。

七、歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當然和檔案員共同簽字確認。

第三章 檔案的收集與整理 八、檔案的收集

1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進

9、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完行系統的、全面的整理。

3、收集時要保證檔案的質量，如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

九、檔案的整理

1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

2、檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

第四章 檔案建檔 十、分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》

十一、檔案專用章

所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。

十二、檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。

十三、檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

十四、電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還 十五、檔案使用

1、文件復印：由使用人填寫《檔案復印件登記簿》，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。 2、借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經部門負責人批準，于檔案室制定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

4、外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經總經理批準后方可使用。

5、按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記簿上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

十六、檔案歸還

1、檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。

2、發生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

3、檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

十七、檔案保管與檢查

1、公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

2、每月底，由綜合部負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

3、檔案管理應賬實相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。 十八、檔案的銷毀

1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意后，方可銷毀。

2、檔案員進行檔案銷毀，qa和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案銷毀須協同保衛部門共同處理。

3、檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。

十九、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

二十、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

杭化新材料綜合管理部

2017年10月

檔案管理規章制度及目錄篇三

檔案管理規章制度

一、文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。 4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真

總結

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

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1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。 4.嚴格執行各項檔案管理制度。

5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

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7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

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八、其他

解釋權歸公司行政人事部。學生素質拓展個人檔案管理制度 電站安全生產檔案管理制度 學校檔案管理制度范文 財務報告與會計檔案管理制度 企業檔案管理制度 財政部門檔案管理制度 衛生檔案管理制度 企業檔案管理制度范文 經銷商檔案管理制度

水利工程建設項目檔案管理規定

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檔案管理規章制度及目錄篇四

檔案管理制度

為切實加強我單位系統內人事、文件檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進行分類、整理、保管，結合本單位實際，特制定以下制度：

一、檔案工作職責

1、搜集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；

2、收集鑒別和整理檔案材料；

3、辦理檔案、材料的查閱、借閱和傳遞；

4、登記干部職工職務、工資的變動情況；

5、為有關部門提供檔案、材料情況(來源：公務員在線 http://）；

6、做好檔案、材料的安全、保密、保護工作；

7、調查研究檔案、材料工作情況，制定規章制度，搞好檔案材料的業務建設和指導；

8、推廣、應用檔案、材料現代化管理技術；

9、定期向檔案館（室）移交永久、長期檔案、處理短期或不予立檔的材料；

10、辦理其他有關事項。

二、檔案管理工作人員守則

1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；

2、檔案管理單位人員根據規定，確定是否應提供材料；

3、凡查閱檔案利用單位應派中共正式黨員干部到保管單位查閱室查閱。

4、檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管領導批準，并嚴格登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。

5、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

6、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得擅自向外泄露檔案內容，不得擅自拍攝、復制檔案內容。

規章制度匯編——檔案管理制度

檔案管理規章制度及目錄篇五

檔案室規章管理制度

第一章 總則

一、目的1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖標、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章 檔案歸檔

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

56、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、7、工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造假、工程管理（變更、進度控制、質量空hi）、工程驗收、工程報批資料等。

8、合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

9、設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設備、qc部設備等。

10、員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。

11、供應商檔案

四、歸檔時間

1、各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續。

2、設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔。

3、員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

4、計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

5、供應商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續。

6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。

7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。

8、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節輕重予以相應處理。

五、歸檔份數

1、原件全部歸檔，并注明份數、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

六、檔案要求

1、由檔案室和各部門指定派一名專人負責歸檔事宜。

2、對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。

3、文件必須通過系統整理后再歸檔。

4、文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

5、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

6、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

7、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

8、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,整。

七、歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當然和檔案員共同簽字確認。

第三章 檔案的收集與整理

八、檔案的收集

1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進

9、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完行系統的、全面的整理。

3、收集時要保證檔案的質量，如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

九、檔案的整理

1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

2、檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

第四章 檔案建檔

十、分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》

十一、檔案專用章

所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。

十二、檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。

十三、檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

十四、電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還 十

五、檔案使用

1、文件復印：由使用人填寫《檔案復印件登記簿》，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。

2、借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經部門負責人批準，于檔案室制定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

4、外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經總經理批準后方可使用。

5、按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記簿上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

十六、檔案歸還

1、檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。

2、發生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

3、檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

十七、檔案保管與檢查

1、公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

2、每月底，由綜合部負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

3、檔案管理應賬實相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。 十

八、檔案的銷毀

1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意后，方可銷毀。

2、檔案員進行檔案銷毀，qa和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案銷毀須協同保衛部門共同處理。

3、檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。

十九、檔案管理人員職責

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

二

十、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

杭化新材料綜合管理部

2017年10月

檔案管理規章制度及目錄篇六

檔案管理規章制度范文

為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各

項工作服務。

三、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產經營管理。

5、技術質量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。

財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保

存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續。

7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。

3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人

責任。

（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。

4、對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

八、檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準

后予以銷毀。